Як заповнити повідомлення про надання інформації щодо КЕП?

Правила внесення данних в повідомлення про надання відомості щодо КЕП

Податковий кодекс України, а також Закон України про електронні документи та відповідний документообіг регулюють процес документообігу без потреби укладати відповідний договір. Платник має створювати електронні документи у вказані строки, а також дотримуватись усіх необхідних правил і порядку, що затверджені відповідними законодавчими актами, стосовно документів у електронному і паперовому стані. Папери мають мати усі необхідні реквізити, а також з використанням кваліфікованого електронного підпису, або печатки. Порядок вказаний в спеціальному акті «Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами», що датований від 06.06.2017 року, та має особовий номер №557.

Користуватись електронним підписом може не лише платник, але і треті особи. Щоб дія вважалась правочинною, необхідно заздалегідь повідомити контролюючий орган, що спостерігає за діями платника. Для цього важливо створити спеціальне повідомлення щодо надання відомості про КЕП. Повідомлення може мати електронний вигляд, що значно скорочує час.

Згідно з четвертим пунктом третього розділу Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами» до спеціального повідомлення необхідно вносити відомості про третю особу, якій надається право використання кваліфікованого електронного підпису.

Передача права відбувається безпосередньо за створенням двох квитанцій:

1. Перша квитанція розробляється після обробки результатів автоматичної перевірки спеціального повідомлення. Надсилання до автора має відбутися протягом двох-трьох годин від обробки повідомлення співробітниками контролюючого органу. Якщо ситуація передбачає інше, - квитанція може перенестись на наступний робочий день.

2. Друга квитанція містить в собі факт прийому, або відмови про отримання повідомлення контролюючим органом.

Правила заповнення реквізитів при надсиланні Повідомлення передбачають:

1. Доречну дату, а також порядковий номер;

2. Повні ініціали платника;

3. Код ЕДРПОУ, реєстраційний номер картки платника податків.

Також, важливими складовими документа є:

1. Повна інформація та особові дані особи, яка приймає право підпису;

2. Реєстраційний номер картки платника податків, серія і номер паспорту;

3. Посада та місце роботи;

4. Фактичний тип електронного підпису, наприклад: Бухгалтер, Уповноважена особа;

5. ПІБ керівника;

6. Контактний номер телефону.

Варто звернути увагу, що при оформлені Повідомлення, виконавцем вважається особа, кваліфікаційний електронний підпис якої накладений на документ.

Повідомлення має містити кваліфіковані електронні підписи всіх осіб та/або печатки підприємства, що включені до нього. При внесені даних відслідковується черговість, спочатку документ підписується підписами по яких надається повідомлення у відповідному порядку. Після цього завіряється діючим підписом директора, та печаткою, якщо вона є  наявною у підприємства.