Візування документів у M.E.Doc — корисна функція для прискорення роботи вашого бізнесу
Нова і зручна функція – візування електронного документообігу в програмі M.E.Doc
І це правда, доволі зручна, легка та проста в користуванні функція. Візування документів в програмі – це спеціальне погодження особами підприємства електронного документообігу. Проводити процес візування документів можна на будь якій кореспонденції, як на вхідній (від контрагентів), так і на вихідній.
Чому саме на підприємстві візування корисне?
Така функція візування просто необхідна на підприємствах великого та середнього бізнесу. Адже саме в таких компаніях процес візування та підтвердження документів є важливим кроком, що займає багато часу. Тому використання програми M.E.Doc для візування є чудовим та максимально зручним варіантом.
Також, у великих компаніях, використання електронного візування більш ніж актуальне. Варто враховувати, що у візуванні документу можуть брати участь всі учасники його розробки. Тобто, вносити правки, а також погоджувати документ можуть деякі ланки, від менеджера, керівників відділів, до начальника чи директора. Використання програми M.E.Doc дозволяє спростити цей шлях до мінімуму.
Як проводити візування документу у M.E.Doc?
Це проводиться дуже просто, важливо лише мати кваліфікований електронний підпис та особливу ліцензію M.E.Doc Бізнес. Візуванню підлягають рахунки, акти, звіти, документи про виконані роботи, надання послуг. Також звіти, накладні та інші документи.
Мають право займатись візуванням електронних документів відповідальні особи, найчастіше це керівники відділів, головний бухгалтер, директор підприємства чи його заступник.
Для кожного документа в обігу формується спеціальний шлях візування. Наприклад грошовий рахунок має один шлях, я для акта перевірки чи надання послуг, формується інший. Шлях візування документів важливо в програмі налаштувати особисто, для більшої зручності використання.
Цікаві факти про візування
Відповідальна особа, яка отримала документ, може його як узгодити, так і відхилити. При цьому, важливо залишити коментар з причиною, яка стала ключовою в прийняті рішення. Переглянути інформацію стосовно візування можуть всі учасники процесу, а також ті, хто приймав участь в розробці документу. Єдине, що варто врахувати, контрагенти не матимуть доступу до цієї інформації, яка вважається конфіденційною.
Наразі, коли в Україні вимушено діє військовий стан, багато працівників компанії знаходяться у різних містах країни. Усі мають змогу працювати дистанційно, також і для візування документів необхідно мати доступ до мережі Інтернет та спеціальне посилання. Використати посилання можна і на комп’ютері, а також працювати на планшеті чи смартфоні. Щоб відхилити чи завізувати документ варто скористатися кваліфікованим електронним підписом. Ще більше спростити роботу та візування документів у дистанційному стані можна при використанні хмарного сховища CloudKey.
Ми весь час працюємо над розробкою та покращенням функціоналу програми M.E.Doc, задля полегшення роботи та комфорту наших клієнтів.